Mitarbeiter verwalten

Mitarbeiter verwalten

Im Admin-Bereich unter Mitarbeiter verwalten Administratoren alle Profile: Web-Login, WhatsApp/Discord, OnOffice-Zuordnung und zwei getrennte Rollenbegriffe.

Zwei Rollen — nicht verwechseln

Feld	Bedeutung	Beispiel
App-Zugriff (access_role)	Technische Rechte in der App	staff darf Bilder nach OnOffice exportieren
Position / Unternehmensrolle (job_title)	Freitext für den KI-Assistenten	„Auszubildender zum Immobilienkaufmann“

Nur App-Zugriff staff oder admin schaltet operative OnOffice-Funktionen frei (Bild-Export, Listings-Sync, Adressen, Termine). Die Position ändert keine Rechte.

Zusätzlich gibt es Chat-Admin (Mastra): darf im WhatsApp-Chat die Aufgaben-Verantwortung nachträglich ändern. Das ist unabhängig vom App-Zugriff.

App-Zugriff

Wert	Bedeutung
User	Standard nach Einladung / Sign-up
Staff	Operative Rechte (OnOffice-Export, Listings, Adressen, Termine)
Admin	Vollzugriff inkl. dieser Verwaltungsseite
Read Only	Nur Lesen (z. B. Aufgaben ansehen)

Web-Login ist optional. Ein Mitarbeiter kann nur per WhatsApp existieren. Ohne verknüpften Clerk-Login gibt es keinen Export in der Web-App.

Mitarbeiter anlegen

1. Gehen Sie zu Admin → Mitarbeiter
2. Name und optional E-Mail, OnOffice-User-ID, Standard-Bearbeiter (OnOffice-Login, nicht Anzeigename) eintragen
3. Position setzen (Kontext für den Assistenten)
4. App-Zugriff wählen — für Bild-Export nach OnOffice: Staff
5. Speichern

Web-Login einladen

1. Unter Web-Login einladen die E-Mail eintragen
2. Einladen — der Mitarbeiter erhält einen Clerk-Link
3. Nach dem Sign-up wird das Profil per E-Mail mit clerk_user_id verknüpft
4. App-Zugriff ggf. von User auf Staff stellen

WhatsApp / Discord

Ohne Channel-Bindung antwortet der Assistent mit „Benutzer nicht bekannt.“

1. Mitarbeiter in der Übersicht wählen
2. Channel (WhatsApp oder Discord) und External ID eintragen
3. Verknüpfen

OnOffice in der App

Die App nutzt die gemeinsamen API-Keys (ONOFFICE_TOKEN, ONOFFICE_SECRET), nicht den persönlichen OnOffice-Login. onOffice User-ID und Standard Bearbeiter dienen der Zuordnung (Aufgaben, Identität), nicht der API-Auth.